Gestione documentale

Document Manager NX è un software per la gestione personale dei documenti.
Consente di catturare, convertire e trasformare documenti, cartacei e digitali, in oltre 150 tipi di file, rendendoli editabili e gestibili. L'ampia gamma di strumenti di editing (possibilità di evidenziare, oscurare, numerare, timbrare etc) permette di ottenere i benefici tipici degli strumenti di gestione avanzata dei PDF.
Dal pannello della Multifunzione è possibile creare delle icone di Word, Excel o Pdf ricercabile ed effettuare direttamente la scansione in questo formato (con bassissimi margini di errore ed alta qualità di conversione ocr).

Print&Share è la combinazione di un driver di stampa virtuale con un’applicazione software. Il software è disponibile sia in versione server sia in versione per PC ed utilizza gli esistenti driver di stampa per definire processi multipli, di stampa e di inoltro. Ad esempio, con un solo clic, un documento può essere stampato su una o più periferiche, inviato via fax e via e‐mail, stampato su file o trasformato in un documento elettronico, risparmiando tempo e migliorando i processi di comunicazione. Print&Share è una soluzione che agevola gli utenti nelle quotidiane attività di personalizzazione e distribuzione dei documenti verso molteplici destinazioni, attività che talvolta risultano essere complesse.

E’ una soluzione per la stampa da host e «form management» che supporta i flussi da IBM System i e System z, Unix, Windows e file di testo.
La soluzione ‘cattura’ lo spool di stampa dal gestionale e inserisce i dati in un modulo elettronico – realizzato anche in Word, dall’azienda stessa, senza necessità di ricorrere a programmatori esterni – che riproduce lo schema del documento (fatture, DDT, ecc.). Inoltre la soluzione permette di aggiungere ai documenti messaggi personalizzati, ad esempio pubblicitari e avvisi informativi. I documenti stampati vengono convertiti in automatico in formato PDF/A, Tiff o Jpeg e inviati a una cartella di Windows per l’archiviazione, oppure per l’inoltro automatico via fax e via e‐mail ai rispettivi destinatari.
Print2000 è la soluzione per automatizzare i processi di stampa dai sistemi ERP aziendali, portando efficienza e qualità dei documenti, ottimizzando l’uso delle apparecchiature MFP condivise.

Grazie al Card Authentication Package le aziende possono controllare l’utilizzo delle funzionalità di copia, stampa, fax e di distribuzione documentale, richiedendo all’utente di autenticarsi tramite badge per utilizzarle. Card Authentication Package è una soluzione scalabile che, integrandosi con i sistemi di autenticazione già disponibili nei dispositivi MFP di Ricoh, fa recuperare tempo ed efficienza sia allo staff IT sia agli utenti stessi che utilizzano quotidianamente le periferiche.

Grazie a Enhanced Locked Print NX e Flex‐Release Server le aziende SMB possono aumentare l’efficienza e ottenere i vantaggi economici derivanti dall’uso condiviso dei multifunzione senza però compromettere la sicurezza delle informazioni e la produttività degli utenti. Queste soluzioni eliminano la necessità di dotare gli utenti che trattano documenti riservati di stampanti personali che fanno lievitare i costi.
Con ELP NX installato su MFP, quando un utente lancia una stampa, questa viene trattenuta nell’HDD e rilasciata solo dopo aver eseguito il login ‐ senza necessità di server dedicati.
Nel caso in cui il dispositivo fosse momentaneamente senza carta o toner o impegnato da altri colleghi, l’utente può scegliere una periferica alternativa da cui prelevare le proprie stampe.
Modulo opzionale di ELP NX, il FLEX RELEASE permette di indirizzare tutte le stampe verso un print server e di ritirarle, previa autenticazione, sul dispositivo più comodo, in qualsiasi punto dell’azienda esso sia posizionato, anche nelle sedi periferiche.

Streamline NX è la piattaforma scalabile e modulare per le gestione dei documenti e delle periferiche MFP di rete, in totale sicurezza. Basata su server, offre ai reparti IT la possibilità di configurare e monitorare le apparecchiature collegate; di gestire i flussi di stampa e scansione degli utenti; di avere un controllo sui volumi prodotti attraverso strumenti di reporting. Il tutto potendo accedere ad un'unica console di comando.
Anche gli utenti, a loro volta, possono avvalersi di una interfaccia intuitiva per rilasciare le proprie stampe in totale sicurezza e per eseguire le scansioni, senza errori, dal pannello di controllo delle apparecchiature MFP.

Con Equitrac Office le organizzazioni possono controllare i costi di produzione cartacea di tutti i dispositivi di stampa, anche quelli eventualmente connessi al pc attraverso porte locali, eliminando gli sprechi e riducendo i costi. Grazie a reportistica dettagliata e personalizzabile, la soluzione permette di ridurre i costi per la produzione documentale e di razionalizzare l’utilizzo delle periferiche. Abbinato al modulo Print and Copy Control (PCC) di Ricoh, oltre a estendere tale controllo a tutte le copie e le pagine fax provenienti dai dispositivi MFP, Equitrac mette a disposizione delle amministrazioni strumenti per gestire la sicurezza delle informazioni.

Questa versione, che si contraddistingue dalla Office per gli strumenti di addebito delle pagine, è la soluzione studiata per gli ambienti pay per use, quali università e biblioteche e centri servizi. Express include infatti una serie di moduli utili a definire i budget di spesa per studente, nonché un efficace modulo per la registrazione degli avvenuti pagamenti.